忙しい人のためのカレンダー管理7つの原則
ビジネスパーソンが1日に参加する会議は平均4.5件（ハーバード・ビジネス・レビュー、2022年）。そこに約束、締め切り、個人の予定まで加わると、カレンダーはすぐにいっぱいになります。
しかし皮肉なことに、カレンダーがいっぱいな人ほど、カレンダーをきちんと管理していないケースが多いのです。「通知を受け取ればいい」という受け身の姿勢でいると、いつの間にか自分ではなくカレンダーが1日を決めていることに気づきます。
原則1：すべての約束をカレンダーに入れる
頭の中だけで覚えている予定は「予定」ではありません。認知的負荷を増やし、忘れるリスクを高めるだけです。「来週あたり会いましょう」となったら、その場でカレンダーにブロックを入れましょう。
原則2：移動時間をカレンダーに含める
会議が1時に終わって次の約束が2時なら、その1時間は実際には使えない時間です。移動に30分かかるなら、カレンダーに「移動」のブロックを必ず追加してください。
原則3：準備時間を前に確保する
重要な会議、プレゼン、面接の前には、最低30分の準備ブロックをカレンダーに追加しましょう。
ハルブリーフはこの部分をAIが自動でお知らせします。重要な予定がある日の朝に「午前10時のクライアントミーティング前に準備を推奨します」といった形で通知します。
原則4：集中作業時間（ディープワーク）をブロックする
何も確保しなければ、会議で埋まってしまいます。重要な集中作業のための時間は、先にカレンダーにブロックを入れましょう。「集中作業」や「応答不可」のブロックが実際に会議リクエストを防ぎます。
原則5：週次レビューを習慣にする
毎週金曜の午後、または日曜の夜に、翌週のカレンダーをざっと確認しましょう。10分もあれば十分です。
- 準備が必要な予定を確認
- 移動が慌ただしい場面がないかチェック
- 集中作業時間が十分かを確認
この10分が翌週をずっと余裕のあるものにしてくれます。
原則6：不定期な予定もカレンダーに入れる
定期会議だけでなく、「確定申告の期限」「健康診断の予約」「自動車保険の更新」といった不定期なイベントもカレンダーに入れましょう。締め切りがあるものは、1〜2週間前にリマインダーを設定しておくと安心です。
原則7：朝に1日を把握するルーティンを作る
上の6つの原則をきちんと実践していても、朝に1日全体を把握しなければ効果が半減します。毎朝3〜5分、今日1日の流れを確認するルーティンを作りましょう。
ハルブリーフのモーニングブリーフィングはこのルーティンを自動化します。AIがカレンダーを分析して、今日注目すべき予定、準備が必要なこと、移動の動線を整理して朝にお届けします。
まとめ
カレンダー管理は単に予定を記録することではありません。自分が望む形で1日をデザインするツールです。7つの原則を一つずつ取り入れてみてください。最初は面倒に感じるかもしれませんが、2週間後にはずっと余裕を持って主体的な1日を過ごせるようになるでしょう。